Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß DSGVO
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
E-Mail: rudorferjulius@documentdiary.com
Telefon: +43 677 61858529
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
Sofern wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Für alle Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie sich direkt an den Verantwortlichen wenden:
Julius Rudorfer
E-Mail: rudorferjulius@documentdiary.com
Telefon: +43 677 61858529
DocumentDiary nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Alle Anfragen zum Datenschutz werden vertraulich behandelt und innerhalb von 14 Tagen beantwortet.
Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
Die vorgenannten Daten werden zu dem Zweck der Sicherstellung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus der Website, zur Sicherstellung einer komfortablen Nutzung unserer Website, zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Bei der Registrierung für unser Nutzerkonto erheben wir folgende personenbezogene Daten:
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen, zur Kommunikation zwischen Trainern und Athleten, zur Erstellung von Trainingsplänen und zur Analyse der Trainingsdaten.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz. Es werden nur solche Daten erhoben, die für die jeweilige Funktion technisch oder vertraglich erforderlich sind. Eine Profilbildung oder Weitergabe zu Marketingzwecken findet nicht statt.
Bei der Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir zusätzlich:
DocumentDiary bietet eine optionale Integration mit Garmin Connect. Nutzer können auf Wunsch Trainings- und Aktivitätsdaten (z. B. Herzfrequenz, Trainingsdauer, Schritte, Schlafdaten oder GPS-Strecken) importieren. Diese Daten werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers verarbeitet und nur für Zwecke der Trainingsdokumentation, Analyse und Visualisierung verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten).
Wenn Sie DocumentDiary über die iOS-App (iPhone, iPad) nutzen und ein Premium-Abonnement abschließen, erfolgt die Zahlung über Ihren Apple Account (Apple ID). Die Abrechnung wird von Apple durchgeführt; DocumentDiary erhält keine Kreditkarten- oder Zahlungsdaten von Ihnen.
Aktuell angebotene In-App-Produkte:
Zur Einrichtung und Validierung Ihres Abonnements werden technische Daten zwischen Ihrem Gerät, Apple und unseren Systemen ausgetauscht:
apple-iap-verify): Übermittlung von Transaktions-ID, Original-Transaction-ID, Produkt-ID, Ablaufdatum und Abonnement-Status an unseren Server zur Zugangssteuerung.apple-server-notifications): Apple meldet uns Status-Änderungen (Verlängerung, Kündigung, Refund, Family-Sharing-Wechsel etc.), damit Ihre Premium-Berechtigung korrekt aktualisiert wird.Eine Kopie Ihres Apple-Accounts (Apple ID, vollständige Adresse, Kreditkarte) wird dabei nicht an uns übertragen — wir erhalten ausschließlich pseudonyme Transaktions- und Status-Identifier.
Für die Datenschutzpraktiken von Apple gilt die Datenschutzerklärung von Apple. Kündigung und Rückerstattung von über Apple abgeschlossenen Abos erfolgen über die Einstellungen Ihres Apple-Accounts (iOS-Einstellungen → Apple-ID → Abonnements) bzw. über den Apple-Support.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
In der DocumentDiary iOS-App können Sie auf Wunsch Apple Health (HealthKit) mit Ihrem Konto verbinden, um Gesundheits- und Aktivitätsdaten in DocumentDiary anzuzeigen und in Ihre Trainingsdokumentation einzubeziehen.
DocumentDiary fragt – ausschließlich nach Ihrer Freigabe im HealthKit-Berechtigungsdialog – Lesezugriff auf folgende Datenkategorien an (lt. Apples HKObjectType-Identifier):
stepCount), zurückgelegte Distanz (Walking/Running, Cycling, Swimming), erklommene Stockwerke (flightsClimbed), Trainingsminuten (appleExerciseTime), Steh-Stunden (appleStandTime)activeEnergyBurned), Grundumsatz (basalEnergyBurned)sleepAnalysis) inkl. Schlafphasen (Tief, REM, Kern)HKWorkoutType) und – falls von Apple Watch erfasst – die zugehörige GPS-Strecke (Workout-Routes)Schreibzugriff auf Apple Health: Die App fordert keinen Schreibzugriff an (toShare: []). HealthKit-Daten werden ausschließlich gelesen.
Zusätzlich nutzen wir HealthKit-Background-Delivery (Berechtigung in den App-Entitlements), damit aktualisierte Werte auch dann in Ihre Trainingsübersicht einfließen, wenn die App nicht aktiv geöffnet ist.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – besondere Kategorien personenbezogener Daten / Gesundheitsdaten).
In der DocumentDiary iOS-App können wir Ihnen Push-Benachrichtigungen senden (z. B. Erinnerungen an die Trainingsdokumentation, neue Nachrichten, Trainings-Freigaben durch Trainer, Wettkampf-Hinweise). Push-Benachrichtigungen werden technisch über den von Apple Inc. betriebenen Apple Push Notification Service (APNs) ausgeliefert. Es kommen keine Drittanbieter-Push-Provider wie Firebase Cloud Messaging (FCM) oder OneSignal zum Einsatz.
send-push, die mit einem auf DocumentDiary registrierten APNs-Auth-Key (.p8) direkt mit Apples Servern kommuniziert. Inhalt der Push-Nachrichten (Titel, Text, Badge) wird in unserer Datenbank generiert und an Apple zur Auslieferung übergeben.remote-notification, um Push-Inhalte (z. B. neue Trainings-Freigaben) auch im Hintergrund zu verarbeiten.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung beim Aktivieren der Push-Berechtigung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für funktionsbezogene Mitteilungen.
DocumentDiary bietet einen optionalen KI-Assistenten für Athleten und Trainer (Trainingsempfehlungen, ‑analysen, Textunterstützung). Die KI-Funktionen werden über die Programmierschnittstelle (API) des Anbieters OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) bereitgestellt. Eingesetztes Modell: GPT-4o-mini.
Die Anfrage wird nicht direkt vom Endgerät an OpenAI gesendet, sondern läuft über unsere serverseitige Edge Function (ai-assistant für Athleten, ai-assistant-trainer für Trainer). Diese Funktion kann zur Beantwortung Ihrer Frage – falls notwendig und in Ihrem Kontext relevant – per Tool-Calling auf folgende Datenquellen Ihres Kontos zugreifen:
get_trainings) – Ihre dokumentierten Einheiten und Pläneget_competitions) – Ihre eingetragenen Wettkämpfe und Resultateget_health_data) – aggregierte Werte aus HealthKit/Garminget_apple_workouts) – synchronisierte Apple-Watch-Workoutsget_garmin_activities) – synchronisierte Garmin-AktivitätenDie so abgerufenen Daten werden zur Beantwortung an OpenAI übergeben. Wir geben dabei keine direkten Identifikatoren wie E-Mail-Adresse, Adresse oder Apple-ID weiter; ein Vorname ist optional und kann von Ihnen über die Sprache des Assistenten (Deutsch/Englisch) gesteuert werden.
ai_conversations, ai_messages) auf Supabase-EU-Servern gespeichert, damit Sie Konversationen fortsetzen können. Sie können einzelne Konversationen oder den gesamten Verlauf jederzeit in der App löschen.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung des KI-Assistenten) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Premium-Funktionsumfang). Soweit Gesundheitsdaten an die KI übergeben werden, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die DocumentDiary iOS-App bietet als zusätzliche Anmeldemethode „Sign in with Apple" an. Bei der erstmaligen Nutzung können Sie wählen, ob Sie Ihre echte E-Mail-Adresse teilen oder die private E-Mail-Weiterleitung von Apple verwenden möchten (anonymisierte @privaterelay.appleid.com-Adresse, die Mails an Ihre echte Adresse weiterleitet).
sub aus dem Token) wird in unserer Datenbank mit Ihrem DocumentDiary-Konto verknüpft, damit Sie sich künftig wieder mit Apple anmelden können.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Bereitstellung des Nutzerkontos).
Die iOS-App bietet in einigen Eingabefeldern (z. B. Trainingsdokumentation, Notizen) die Möglichkeit, Text per Spracheingabe zu diktieren. Hierfür nutzen wir das Apple Speech-Framework (SFSpeechRecognizer) sowie das eingebaute Mikrofon Ihres iPhones/iPads (AVAudioEngine).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung – Sie starten das Diktat aktiv).
Sie können in DocumentDiary ein Profilbild hochladen. Die Bildauswahl erfolgt über den Apple-System-PhotosPicker: Dieser läuft außerhalb der App-Sandbox und gibt der App nur das von Ihnen aktiv ausgewählte Bild frei. Die App erhält dadurch keinen Zugriff auf Ihre gesamte Foto-Mediathek – aus diesem Grund ist auch keine separate Foto-Berechtigung erforderlich.
profile-images-v2 (EU-Server, Row-Level-Security) gespeichert. Der Speicherpfad enthält Ihre Nutzer-ID, sodass nur Sie selbst (über RLS-Policies) Bilder hochladen, austauschen oder löschen können.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung – freiwilliger Upload) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Darstellung in der App).
Die DocumentDiary iOS-App ist mit Apple Universal Links für die Domains documentdiary.de und www.documentdiary.de verknüpft (Entitlement associated-domains). Wenn Sie auf einem iOS-Gerät auf einen DocumentDiary-Link tippen (z. B. Einladungslink, Garmin-OAuth-Callback), öffnet sich automatisch die App, sofern installiert. Andernfalls wird die normale Webseite im Browser angezeigt.
Zusätzlich registriert die App das Custom URL Scheme documentdiary:// für interne Navigationen (z. B. den Garmin-OAuth-Callback). Es werden dabei keine zusätzlichen personenbezogenen Daten an Apple übertragen, die über die normale Link-Öffnung hinausgehen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer reibungslosen App-/Web-Integration).
Entsprechend der Apple App Review Guideline 5.1.1(v) bietet die DocumentDiary iOS-App eine vollständige Account-Löschung direkt in der App an („Einstellungen → Account löschen"). Bei Bestätigung wird unsere Edge Function delete-account aufgerufen, die folgende Schritte serverseitig durchführt:
Backups (Supabase, max. 30 Tage) werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus automatisch überschrieben. Eine Wiederherstellung des Accounts nach Löschung ist nicht möglich.
Rechtsgrundlage: Art. 17 DSGVO (Recht auf Löschung) i. V. m. Apple App Review Guideline 5.1.1(v).
Die DocumentDiary iOS-App enthält:
NSUserTrackingUsageDescription, kein IDFA-Zugriff) – es wird daher auch kein ATT-Dialog angezeigt;Eine automatisierte Profilbildung oder Erstellung von Werbeprofilen findet nicht statt.
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
Wir nutzen folgende Dienstleister für die Bereitstellung unserer Services:
profile-images-v2) und serverlose Edge Functions. Unsere Projekt-Instanz wird in der Region EU (Frankfurt) betrieben; alle Nutzerdaten liegen physisch in der Europäischen Union. Vertragsgrundlage: Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.documentdiary.de (Server in Deutschland, EU-DSGVO-konform).6745aa63-25af-4f01-a304-7938dd352c43) zum Import von Aktivitäten, Health-Daten und GPS-Strecken über die Garmin Connect Developer API (siehe Abschnitt 3.5). Garmin-Datenschutz: garmin.com/de-DE/privacy/connect.Mit allen genannten Dienstleistern bestehen — soweit gesetzlich erforderlich — Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bzw. greifen die jeweiligen Standardvertragsklauseln. Supabase (EU-Region) und Hetzner verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in die USA (Apple, OpenAI, Garmin, Stripe US-Backup) erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion zwingend notwendig ist.
Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit im Nutzerkonto widerrufen werden. DocumentDiary stellt sicher, dass sämtliche Datenverarbeitungen im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgen.
Personenbezogene Stammdaten unserer Nutzer (Profil, Trainings, Gesundheits- und KI-Konversationsdaten) werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (Supabase EU-Region Frankfurt, Hetzner Deutschland).
Im Rahmen einzelner Funktionen kann eine Übermittlung technischer bzw. Transaktions-/Inhaltsdaten in Länder außerhalb der Europäischen Union (insbesondere USA) erfolgen. Für diese Übermittlungen stellen wir geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO sicher:
Bei Apple-In-App-Käufen erhält DocumentDiary keine Zahlungsdaten; die Abrechnung erfolgt zwischen Ihnen und Apple.
Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
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Sie haben folgende Rechte:
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO erfüllt sind.
Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO erfüllt sind.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Wir verwenden das SSL/TLS-Verschlüsselungsverfahren mit mindestens 256-Bit-Verschlüsselung. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und auf Servern in der Europäischen Union gespeichert (Datenbank und Authentifizierung: Supabase, EU; Web-Hosting: Hetzner, Deutschland). Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten ausschließlich autorisierte Personen mit einer rollenbasierten Zugriffskontrolle. Alle Datenbanken (Supabase, PostgreSQL) sind durch Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen geschützt. Regelmäßige Backups gewährleisten Datenintegrität und Wiederherstellbarkeit.
Darüber hinaus werden alle sensiblen Daten wie Passwörter und Tokens mittels moderner Hash- und Verschlüsselungsverfahren (z. B. bcrypt / AES-256) verarbeitet.
Wir wenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen an, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt oder Sie Ihr Nutzerkonto löschen. Im Einzelnen:
ai_conversations, ai_messages): bis Sie diese in der App einzeln oder vollständig löschen, spätestens bis zur Account-Löschung. Bei OpenAI selbst werden API-Inhalte gemäß deren Richtlinien max. 30 Tage zur Missbrauchsprävention vorgehalten.profile-images-v2): bis Sie diese in der App ersetzen oder löschen, spätestens bis zur Account-Löschung.Eine vollständige Account-Löschung kann jederzeit direkt in der iOS-App unter „Einstellungen → Account löschen" oder per E-Mail an rudorferjulius@documentdiary.com ausgelöst werden (siehe Abschnitt 3.14).
Eine ausführliche tabellarische Übersicht aller Speicherfristen finden Sie in unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie.
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand von Mai 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website, der iOS-App und unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wesentliche Änderungen werden wir den Nutzern proaktiv mitteilen (z. B. per E-Mail oder In-App-Hinweis).
Sollten neue Funktionen hinzukommen, die eine weitergehende Verarbeitung personenbezogener oder gesundheitsbezogener Daten erfordern, informieren wir die Nutzer rechtzeitig vor Aktivierung der neuen Funktion und holen, sofern erforderlich, eine neue ausdrückliche Einwilligung ein.